Jak przygotować się do rozmowy z menadżerem sali weselnej?

14 lipiec 2019

Karolina Zysek

Pisałam już o kryteriach, według których powinniście wybrać swoich usługodawców. Kolej na najważniejsze pytania do menadżera wybranej sali weselnej, abyście mieli pewność cen oraz warunków umowy.

Bierzcie długopisy w dłoń i zapiszcie je swoich ślubnych organizerach! :)

Podstawowe pytania względem sal weselnych

Gdy jesteście zainteresowani salą, która jest jedyną w wybranym obiekcie, to dedykuję Wam sześć podstawowych pytań:

Na jaką liczbę gości przeznaczona jest wybrana sala weselna w zależności od rodzaju stołów oraz ich ułożenia?
Jaka jest polityka obiektu względem godzin przyjęcia weselnego?
Czy jest możliwość przedłużenia przyjęcia weselnego? Jeśli tak – to, o ile oraz jaki jest koszt?
Czy dekoracje sali bądź inne atrakcje są wliczone w cenę wesela?
Czy właściciele sali zgadzają się na dekoratora z zewnątrz? Jeśli tak – to czy są jakieś ograniczenia w zakresie dekoracji sali?
Czy istnieje możliwość zobaczenia portfolio, dzięki któremu możemy zobaczyć salę w dniu wesela?

Dzięki ostatniemu pytaniu możecie zwizualizować sobie wygląd sali: zobaczyć jak wygląda kwestia serwisu na stołach – podejrzeć chociażby sposób serwowania napojów, które niejednokrotnie zaburzają koncepcję dekoracji – jak sala prezentuje się we dwóch wariantach stołów oraz podejrzeć rozwiązania dekoratorskie i organizacyjne – np. gdzie lepiej prezentuje się słodki stół.

Dodatkowe pytania względem sali weselnej

Bywają jednak miejsca, jak hotele czy dworki, w których znajdziemy więcej niż jedną salę. Ich udostępnienie odbywa się najczęściej na podstawie szacowanej liczby gości oraz rodzaju ułożenia stołów. Dzięki takiemu rozwiązaniu sale mogą w jednym dniu zorganizować więcej niż jedno wesele, w tym zarówno kameralne, jak i wielkie greckie wesele.

Dla Narzeczonych kryją się jednak pod tym rozwiązaniem pewne minusy, szczególnie gdy chcą większość gości ulokować w pokojach hotelowych. Dlatego podstawową pulę pytań należy poszerzyć o kilka następnych:

Jakie są dostępne sale weselne oraz na jakich warunkach są udostępniane?
Czy sale weselne są odpowiednio oddzielone? (ryzyko zagłuszania muzyki, dzielenia ogródka czy nawet toalet przy dużej liczbie gości)
Iloma pokojami dysponuje hotel oraz w jakiej konfiguracji?
Jakie są warunki dokonania rezerwacji? Jaki jest termin ostatecznej rezerwacji?
Jaki jest koszt pokoju/za osobę/za dostawkę dla dziecka? Czy cena obejmuje śniadanie?
Do której godziny trwa doba hotelowa?
Czy w cenie wesela zawiera się apartament dla nowożeńców?

Oprócz drugiego pytania, szczególnie ważne jest zapytanie menadżera hotelu o liczbę dostępnych miejsce noclegowych w Waszym terminie. Osobiście znam hotel, który mimo że posiada aż trzy sale weselne, to liczba miejsc hotelowych wynosi zaledwie siedemdziesiąt, przez co nie jest w stanie zawsze zapewnić noclegu dla wszystkich gości. W takiej sytuacji, menedżer proponuje Nowożeńcom noclegi u swojej konkurencji, co niekoniecznie może Wam odpowiadać.

Pytania dotyczące wyposażenia sali

Gdy zadacie podstawowe pytania względem wybranej sali, czas na jej wyposażenie – to szczególnie ważne, gdy macie wybraną nietypową kolorystykę. Ponownie bierzcie ołówki w dłoń i notujemy!

Czy są dostępne dwa warianty stołów? Jeśli tak, to w jakich ilościach?
Jakie są dostępne krzesła i w jakiej liczbie?
Czy są dostępne pokrowce na krzesła i bawełniane obrusy? Jaka jest ich kolorystyka i jakość?
Jakimi serwetkami dysponuje sala - bankietówki czy zwykłe papierowe?
Jaką dysponują zastawą stołową?
Czy możemy wprowadzać własne elementy wyposażenia na salę?

Podkreśliłam ostatnie pytanie, ponieważ jeśli chcecie zdecydować się na niekonwencjonalne rozwiązania, jak zmiana krzeseł na chiavari czy własną zastawę, to niezbędna jest zgoda właściciela sali.

Natomiast jeśli sala ewidentnie oszczędza na wyposażeniu – słabej jakości obrusy, poniszczone krzesła czy brak odpowiedniej zastawy – to może lepiej rozważyć wybór innego obiektu?

Menu weselne i serwis

Dobre jedzenie na weselu to podstawa. O co zapytać menedżera sali, by Goście nie czuli rozczarowania względem potraw i obsługi?

Do kiedy należy ustalić ostateczne menu?
Czy są warianty menu? Jeśli tak, to jaka jest ich oferta i różnica cenowa
Czy można modyfikować zestawy menu? Czy można poprosić o indywidualną potrawę?
Jaka jest cena w przypadku menu dla dzieci?
Na ile Gości przypada jeden kelner?
Jakie są sposoby serwowania dań?**

^{* Zdradzam, że optymalna liczba gości na jednego kelnera to 12-15 osób w przypadku prostokątnych stołów, a w przypadku wolnostojącego – jeden kelner = jeden stolik.}

^{** Istnieją trzy sposoby serwowania dań:}
^{- talerzykowy – to elegancki sposób, w którym dania serwowane są na talerzach dla każdego Gościa (każdy dostaje taką samą potrawę, w takiej samej ilości)}
^{- półmiskowy – to popularny sposób serwowania wielu propozycji na talerzach, z których każdy Gość wybiera sobie interesujące potrawy}
^{- trzecim sposobem jest połączenie dwóch powyższych sposób – serwujemy np. taką samą przystawke czy kolację, natomiast inne serwujemy w sposób półmiskowy}

Napoje i alkohol

Przy udanej zabawie, Wasi Goście z pewnością będą spragnieni! Dlatego dowiedzmy się menadżera sali, jak liczone są napoje oraz alkohol.

Czy napoje są wliczone w cenę menu?
- Jeśli tak, to czy ich ilość oraz rodzaj są określone?
- Jeśli nie, to czy liczone są według zużycia czy musimy zadbać o napoje we własnym zakresie?
Czy można dostarczyć alkohol we własnym zakresie? Jeśli tak, to czy obowiązuje opłata korkowa?
Czy jeśli alkohol zapewnia sala za dodatkową opłatą, to obowiązuje zasada otwartej butelki?
Czy lokal proponuje open bar? Jeśli tak, to jakie są pakiety?
Czy istnieje możliwość dokupienia alkoholu w lokalu w razie wyczerpania zapasu własnego alkoholu? Jeśli tak, to jakie są ceny i asortyment?

Poprawiny

Jeśli planujecie poprawiny, to nie zapomnijcie szczególnie zapytać menadżera sali o serwowane potrawy. Dopytajcie, czy dania będą serwowane z wesela czy możecie wybrać inne menu składające się ze świeżych dań.

Oczywiście to drugie rozwiązanie wiąże się z większym kosztem, lecz warto mieć pewność co do świeżości potraw. Standardowo zapytajcie o cenę za gościa oraz kwestię napojów i alkoholu.

Umowa

O dobrze sporządzonej umowie pisałam w poprzednim artykule dotyczącym wyboru usługodawców. Koniecznie zajrzyjcie!

Szczególnie przypilnujcie kwestii zadatku – do kiedy należy go wpłacić, aby mieć pewność rezerwacji terminu.

Mam nadzieję, że Wasz ślubny organizer został uzupełniony o te podstawowe pytania do menadżera sali. Jeśli zdarzyła się Wam losowa sytuacja i uważacie, że proponowany zestaw pytań powinien być o jakieś uzupełniony, piszcie w komentarzach!